LESA SACCOS

Mwongozo wa mtumiaji

Ingia

Mwongozo wa wafanyakazi

Wahudumu, maafisa mikopo, wahasibu, mameneja, wakaguzi na wasimamizi — kila kazi inafanya nini kwenye mfumo.

Kabla ya kuanza

Kwa waajiriwa wa SACCOS wanaoingia kwenye eneo la wafanyakazi (menyu ya kushoto).

  • Unaona tu vipengele vya menyu ambavyo kazi yako inaruhusu. Skrini ukiyotarajia ikikosekana, nafasi yako haijumuishi — muulize meneja au msimamizi.
  • Nywila yako ya kwanza unawekewa; mfumo unakulazimisha kuibadilisha unapoingia mara ya kwanza. Kuingia kwa wafanyakazi pia kunahitaji msimbo wa tarakimu 6 (SMS au programu ya authenticator).
  • Hatua nyeti zinahusisha watu wawili (mtayarishaji na mkaguzi): anayeandaa idhini ya mkopo, jarnali au ubatilishaji hawezi kuwa anayeidhinisha.
  • Fedha hazihaririwi mahali pale pale. Kosa linarekebishwa kwa ingizo la kubatilisha (contra), ili historia ibaki kamili.
  • Kila kitendo kinarekodiwa kwenye kumbukumbu za ukaguzi na aliyefanya na lini.
  • Kitufe cha "Mwongozo" juu ya kila skrini kinafungua mwongozo huu kwenye kichupo kipya, ili usipoteze ulipo.

Anza hapa: nafasi yako na skrini yako

Kila nafasi inaweza kufungua nini

Ramani ya haraka ya menyu kwa kila cheo.

  1. Mhudumu (teller): Dashibodi, Wanachama (kuona na kusajili wapya), FOSA (kaunta ya fedha), Michango.

  2. Afisa mikopo: Dashibodi, Wanachama, Akiba, Mikopo (maombi na jalada), Hisa, Ripoti, AI Insights.

  3. Mhasibu: Dashibodi, Ada za Kujiunga, Kuondoka kwa Wanachama, Akiba, Mikopo (pamoja na marejesho ya wingi), Hisa, Uhasibu, Ripoti.

  4. Meneja: shughuli zote na skrini za ofisi ya nyuma, pamoja na Bidhaa za Mikopo, Bidhaa za Akiba, Uzingatiaji na Kumbukumbu za Ukaguzi. Meneja anaidhinisha mikopo kwenye hatua ya meneja.

  5. Msimamizi wa tawi: skrini za meneja pamoja na Mipangilio → Watumiaji na Matawi.

  6. Mkaguzi: kuona tu data, Kumbukumbu za Ukaguzi na Mipangilio. Mkaguzi hawezi kuingiza wala kuidhinisha chochote.

  7. Msimamizi mkuu: kila kitu, pamoja na afya ya mfumo, nakala rudufu na kumbukumbu za mawasiliano.

Eneo la wafanyakazi: menyu kushoto, kitufe cha "Mwongozo" na vitendo vya haraka juu.
Eneo la wafanyakazi: menyu kushoto, kitufe cha "Mwongozo" na vitendo vya haraka juu.

Soma dashibodi yako

Jumla za wanachama, akiba, mikopo na kinachokusubiri.

Anayehusika: Kila mtu

  1. Fungua "Dashibodi". Kadi zinaonyesha wanachama, akiba, mikopo inayodaiwa, hatari ya jalada na amana na marejesho ya mwezi huu.

  2. Namba nyekundu kwenye menyu (Wanachama, FOSA, Uhasibu…) zinahesabu vitu vinavyokusubiri. Bofya kipengele kuvishughulikia.

  3. Tumia kisanduku cha kutafuta juu kupata mwanachama kwa jina, simu au namba ya mwanachama.

Wanachama

Kusajili mwanachama mpya

Mtengeneze mwanachama kwa hatua nne; anapata taarifa za kuingia kiotomatiki.

Anayehusika: Mhudumu, afisa mikopo, meneja, msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu

  1. Fungua "Wanachama" kisha bofya "Ongeza Mwanachama".

  2. Hatua 1 Taarifa Binafsi, Hatua 2 Taarifa za Fedha, Hatua 3 Nyaraka za KYC (aina na namba ya kitambulisho, mrithi), Hatua 4 Kagua na Wasilisha.

  3. Mwanachama anaanza kama PENDING. Mfungue, kagua nyaraka kisha weka hali ACTIVE. Hiyo inatoa namba ya mwanachama na kufungua akaunti za akiba na hisa.

  4. Baada ya idhini mwanachama anatumiwa taarifa za kuingia. Kama hakuna akaunti ya kuingia, tumia "Toa akaunti ya kuingia" kwenye ukurasa wa mwanachama.

Ada ya kujiunga ya mwanachama aliyehamishwa tayari iko kwenye akiba zake. Usiirekodi tena kupitia skrini ya ada ya kujiunga kwa wanachama waliopo — itatengeneza mapato na fedha zisizokuwepo.
Fomu ya mwanachama mpya.
Fomu ya mwanachama mpya.

Kutafuta mwanachama na kusoma wasifu wake

Tafuta, chuja na ufungue rekodi kamili.

Anayehusika: Wafanyakazi wote wenye ufikiaji wa Wanachama

  1. Fungua "Wanachama". Tafuta kwa jina, simu au namba ya mwanachama, au chuja kwa hali (Pending, Active, Dormant, Suspended, Resigned) na KYC.

  2. Bofya ikoni ya jicho kufungua mwanachama: wasifu, warithi, nyaraka, akaunti, mikopo na historia.

  3. Kubadilisha hali (kusimamisha, kuwasha upya, kujiuzulu…) tumia kidhibiti cha hali kwenye ukurasa wa mwanachama na utoe sababu. Skrini inaeleza kila hali inazuia nini.

Mwanachama SUSPENDED hawezi kutoa fedha, kuomba mkopo wala kuhamisha hisa. Mwanachama DORMANT bado anapokea riba.
Orodha ya wanachama yenye vichujio.
Orodha ya wanachama yenye vichujio.

Kumsaidia mwanachama asiyeweza kuingia

Tuma kiungo salama cha kubadilisha — usiweke wala kusoma nywila ya mwanachama mwenyewe.

Anayehusika: Meneja, msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu

  1. Fungua mwanachama na utumie "Badilisha nywila". Mwanachama anapokea kiungo cha mara moja kwa SMS na barua pepe.

  2. Kama simu au barua pepe ya mwanachama ilibadilika, ihariri kwenye ukurasa wa mwanachama na uhifadhi kwanza — akaunti ya kuingia inafuata wasifu.

Wafanyakazi hawajui wala hawaandiki nywila ya mwanachama, na hawaombi misimbo ya mara moja.

Kuidhinisha malipo ya ada ya kujiunga

Thibitisha ada zilizolipwa kwa benki au makato ya mshahara.

Anayehusika: Mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi

  1. Fungua "Ada za Kujiunga". Orodha inaonyesha malipo yanayosubiri idhini pamoja na stakabadhi ya mwanachama.

  2. Linganisha stakabadhi na taarifa ya benki au ratiba ya mshahara.

  3. Idhinisha (au kataa kwa sababu). Idhini inaweka ada kwenye leja na kufungua huduma za mwanachama.

Foleni ya Ada za Kujiunga.
Foleni ya Ada za Kujiunga.

Michango iliyo chini ya kiwango

Ona nani alilipa chini ya akiba TZS 100,000 + hisa TZS 50,000 kwa kila kipindi cha malipo.

Anayehusika: Wafanyakazi wote wenye ufikiaji wa Wanachama

  1. Fungua "Michango" na uchague mwezi.

  2. Orodha inaonyesha kila mwanachama aliye chini ya kiwango, alicholipa kwa kila kipindi na kinachohitajika.

  3. Fuatilia kwa simu au mwombe mwanachama akague mgao wa mshahara. Vikumbusho vya wanachama vinaweza kuwa vimezimwa — skrini inasema.

Kaunta ya fedha na akiba

Kupokea amana au kulipa utoaji kaunta (FOSA)

Shughulikia miamala ya fedha taslimu na pesa ya simu kwa mwanachama aliye mbele yako.

Anayehusika: Mhudumu, meneja, msimamizi wa tawi

  1. Fungua "FOSA". Kwenye kichupo cha "Teller" chagua "Deposit" au "Withdrawal".

  2. Tafuta akaunti ya mwanachama kwa namba ya akaunti na uichague. Hakiki jina na salio la sasa kwenye skrini.

  3. Chagua njia (taslimu, pesa ya simu…), weka kiasi na rejea ya kipekee (namba ya stakabadhi). Ongeza maelezo kama yanafaa.

  4. Bofya "Confirm Deposit" au "Confirm Withdrawal". Mpe mwanachama stakabadhi.

  5. Kichupo cha "Float" kinaonyesha fedha ulizo nazo kwa kila mtoa huduma na kinaonya zikishuka chini ya kiwango. "Reconciliation" inaorodhesha vitu vya pesa ya simu vinavyosubiri uthibitisho. "Deposit approvals" inaorodhesha amana zilizoombwa na wanachama.

Utoaji unaoshusha akaunti chini ya salio la chini unakataliwa. Malipo ya kutoka yanasimama kama float ni sifuri.
Skrini ya kaunta ya FOSA: Process Deposit.
Skrini ya kaunta ya FOSA: Process Deposit.

Kutafuta na kusimamia akaunti za akiba

Salio, miamala, idhini na kuwasha upya.

Anayehusika: Afisa mikopo, mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi (kuona)

  1. Fungua "Akiba". Tafuta akaunti kuona salio, hali na kila muamala.

  2. Vitu ambavyo mwanachama aliomba (amana, utoaji) vinasubiri kwenye orodha ya inayosubiri. Kagua kisha idhinisha au kataa kwa sababu.

  3. Akaunti DORMANT inaweza kuwashwa upya na meneja, msimamizi wa tawi au msimamizi mkuu kwa kitufe cha "Reactivate account" na sababu. Akaunti zilizogandishwa na kufungwa haziwezi kuwashwa hapa.

  4. "Akiba → Bidhaa" (meneja na zaidi) inaweka aina za akaunti, riba na salio la chini.

Akaunti za akiba.
Akaunti za akiba.

Ununuzi na uhamisho wa hisa

Rekodi na idhinisha mienendo ya hisa.

Anayehusika: Afisa mikopo, mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi

  1. Fungua "Hisa" kuona hisa za kila mwanachama na kama wamefikia kiwango cha chini.

  2. Ununuzi kwa mshahara au benki, na uhamisho, vinaonekana chini ya "Approvals". Kagua ushahidi kisha idhinisha au kataa.

Hisa.
Hisa.

Mikopo

Jinsi ombi la mkopo linavyosonga

Wadhamini → afisa mikopo → meneja → kamati ya mikopo → (bodi) → utoaji.

  1. Mwanachama anaomba na kutaja wadhamini na shahidi. Ombi linasubiri kila mdhamini akubali ("Awaiting guarantors").

  2. Mapitio ya afisa mikopo, kisha idhini ya meneja.

  3. Idhini ya kamati ya mikopo ni lazima kwa bidhaa za kawaida. Bidhaa za haraka (kama Express na Weekend) zinaruka kamati.

  4. Mikopo juu ya TZS 60,000,000 pia inaenda Bodi, na meneja anaweza kupeleka mkopo mdogo kwa Bodi ("Escalate to Board").

  5. Ikiidhinishwa, mwanachama anasaini mkataba. Ndipo tu afisa mwenye mamlaka anaweza kutoa fedha.

Mtu mmoja hawezi kuchukua hatua mbili za mkopo mmoja. Mfumo pia unazuia malipo masharti yaliyosainiwa yasipolingana na bidhaa — toa mkataba upya.
Maombi ya Mkopo: kadi zinahesabu maombi kwa kila hatua.
Maombi ya Mkopo: kadi zinahesabu maombi kwa kila hatua.

Kukagua na kuidhinisha ombi (afisa mikopo / meneja)

Amua kwenye hatua yako, pamoja na maelezo.

Anayehusika: Afisa mikopo, meneja, msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu

  1. Fungua "Mikopo → Maombi". Chagua ombi linalosubiri kwenye hatua yako.

  2. Kagua mwanachama (hali, KYC, akiba, mikopo iliyopo), wadhamini, kiasi dhidi ya kikomo cha akiba na matokeo ya ukaguzi wa awali.

  3. Bofya "Approve Application", weka kiasi kilichoidhinishwa (kinaweza kuwa chini ya kilichoombwa) na ongeza maelezo. Au "Reject Application" na utoe sababu iliyo wazi.

  4. Meneja anaweza "Escalate to Board" pamoja na maelezo mkopo ukihitaji idhini ya bodi.

Kutoa mkopo ulioidhinishwa

Baada ya idhini na mkataba uliosainiwa.

Anayehusika: Afisa mikopo, meneja, msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu

  1. Maombi yaliyoidhinishwa na kusainiwa kikamilifu yanaonekana "Ready to Disburse".

  2. Kama bidhaa inahitaji fomu ya mgao wa mshahara, lazima ikubaliwe kwanza (angalia "Foleni ya mgao wa mshahara" hapa chini).

  3. Bofya toa na uchague njia ya malipo (pesa ya simu au uhamisho wa benki). Hakiki kiasi na kilichobaki baada ya ada yoyote.

  4. Mkopo unakuwa hai pamoja na ratiba yake ya marejesho.

Utoaji unasogeza fedha halisi na kuweka kwenye leja. Hakiki mwanachama, kiasi na njia kabla ya kuthibitisha.

Kurekodi na kuidhinisha marejesho

Matamko ya wanachama, malipo moja na faili ya wingi.

Anayehusika: Afisa mikopo, mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi

  1. Kwenye "Mikopo" sehemu ya "Pending Repayment Approvals" inaorodhesha malipo ambayo wanachama walitangaza. Idhinisha kuyaingiza, au kataa kwa sababu.

  2. Kwa makato ya mshahara ya wanachama wengi tumia "Mikopo → Marejesho → Bulk": pakia CSV, ihakiki, rekebisha mistari iliyokataliwa, kisha thibitisha.

  3. Kila malipo yanagawanywa adhabu kwanza, kisha riba, kisha mtaji, kuanzia malipo ya zamani zaidi.

Wahudumu hawawezi kuingiza marejesho ya wingi. Uingizaji usio sahihi unarekebishwa kwa ubatilishaji, si kuhariri.
Kupakia marejesho ya wingi.
Kupakia marejesho ya wingi.

Fuatilia jalada la mikopo na ucheleweshaji

Mikopo hai, ucheleweshaji na uainishaji wa NPL.

Anayehusika: Afisa mikopo, mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi

  1. Fungua "Mikopo". Kadi zinaonyesha mikopo hai, iliyochelewa, maombi yanayosubiri, tayari kutolewa na NPL.

  2. Chuja kwa hali au daraja la NPL; fungua mkopo kuona ratiba, marejesho na wadhamini.

Jalada la mikopo.
Jalada la mikopo.

Foleni ya mgao wa mshahara

Kubali fomu iliyosainiwa na HR ambayo mwanachama amepakia, au thibitisha ombi la "hakuna fomu inayohitajika".

Anayehusika: Afisa mikopo, meneja, msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu

  1. Fungua "Mikopo → Maombi → Allotment forms". Vichupo: Forms, No form needed, Employers.

  2. Kwenye "Forms", fungua fomu ya HR iliyopakiwa, thibitisha inalingana na kiasi, kisha ikubali (au irudishe kwa sababu).

  3. Kwenye "Employers", tunza orodha ya waajiri: jina, taasisi, barua pepe ya HR na anwani. Unaweza kuhariri au kufuta mwajiri; fomu zilizokwisha tengenezwa zinabaki na nakala yake.

Foleni ya fomu za mgao wa mshahara.
Foleni ya fomu za mgao wa mshahara.

Bidhaa za mikopo na viwango

Weka vikomo, viwango, mzunguko wa marejesho na njia ya idhini.

Anayehusika: Meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi (kuona), msimamizi mkuu

  1. Fungua "Mikopo → Bidhaa".

  2. Hariri bidhaa: kiasi cha chini/juu na miezi, kiwango cha riba na njia (salio linalopungua au ada ya mara moja), mzunguko wa marejesho, wadhamini, miezi ya chini ya uanachama na kama inaruka kamati ya mikopo.

Kubadilisha bidhaa kunaathiri mikopo mipya mara moja. Mikopo iliyosainiwa inalindwa: malipo yanasimama masharti yakitofautiana.
Bidhaa za mikopo.
Bidhaa za mikopo.

Uhasibu, ripoti na usimamizi

Uhasibu: leja, jarnali na vipindi

Vitabu vya kuingiza mara mbili; debiti daima ni sawa na krediti.

Anayehusika: Mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi (kuona), msimamizi mkuu

  1. Fungua "Accounting". Vichupo: General Ledger (trial balance na kuchimba kwa msimbo wa akaunti), Journals, Investments, Statements, Chart of Accounts, Accounting Periods, Year-End Close, Budget, Fixed Assets.

  2. Maingizo mengi yanawekwa kiotomatiki amana, marejesho au ada inaporekodiwa. Jarnali za mkono zinahitaji mtu wa pili kuidhinisha.

  3. Kurekebisha ingizo lililowekwa, tengeneza jarnali ya kubatilisha. Usihariri ingizo la zamani. Kipindi kikifungwa, hakuna kinachoweza kuwekwa ndani yake.

Year-End Close inahitaji watu wawili na hufanywa mara moja kwa mwaka wa fedha (unaisha 31 Desemba). Usiiendeshe bila maelekezo ya mmiliki.

Kuendesha na kutoa ripoti

Jalada, ucheleweshaji, akiba, taarifa za fedha na zaidi.

Anayehusika: Afisa mikopo, mhasibu, meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi, msimamizi mkuu

  1. Fungua "Reports", chagua ripoti na uweke tarehe.

  2. Ikague kwenye skrini, kisha toa au chapisha.

Ripoti.
Ripoti.

Uzingatiaji na kumbukumbu za ukaguzi

Alama za miamala ya kutiliwa shaka, maombi ya data na nani alifanya nini.

Anayehusika: Meneja, msimamizi wa tawi, mkaguzi, msimamizi mkuu

  1. "Compliance" inaonyesha miamala iliyowekewa alama na kanuni za kupambana na utakatishaji fedha (muamala mmoja juu ya TZS 10,000,000, au jumla ya siku juu ya TZS 20,000,000). Kagua kila mmoja na urekodi uamuzi wako.

  2. "Member Data Report" na "Erasure Requests" zinashughulikia haki za wanachama kuhusu taarifa zao binafsi.

  3. "Audit Log" inaorodhesha kila kitendo pamoja na mtumiaji na muda; chuja kwa mtumiaji, tarehe au aina.

Kusimamia watumiaji wa wafanyakazi na matawi

Tengeneza akaunti za wafanyakazi na kugawa nafasi.

Anayehusika: Msimamizi wa tawi, msimamizi mkuu (mkaguzi: kuona)

  1. Fungua "Settings → Users" na uongeze mtumiaji pamoja na nafasi zake. Mfumo unamtumia taarifa za kuingia za kwanza.

  2. Wape watu nafasi ambazo kazi yao inahitaji tu. Mtu akiondoka, zima akaunti yake siku hiyo hiyo.

  3. "Settings → Branches" inaorodhesha matawi ya SACCOS.

Mipangilio → Watumiaji.
Mipangilio → Watumiaji.

Maswali ya kawaida

Kipengele cha menyu kinakosekana kwangu.

Nafasi yako haikijumuishi. Kuandika anwani kwa mkono pia hakutafanya kazi — seva inakagua nafasi yako. Muulize meneja au msimamizi wa tawi.

Nimeingiza kitu kisicho sahihi.

Usijaribu kukihariri. Kibatilishe kwa ingizo la contra au kitendo cha kubatilisha kwenye skrini hiyo, kisha weka sahihi. Muulize meneja ukiwa na shaka.

Mwanachama anasema amana yake haipo.

Angalia Savings → orodha ya inayosubiri na FOSA → Deposit approvals na Reconciliation. Amana za benki, mshahara au taslimu zinasubiri uthibitisho.

Naweza kuidhinisha ombi langu mwenyewe?

Hapana. Mtayarishaji na mkaguzi lazima wawe watu tofauti.

Je, kuna eneo la HR na mishahara?

Akaunti za meneja wa HR na afisa mishahara zipo, lakini skrini zao bado zinajengwa na hazijajumuishwa hapa.