LESA SACCOS

Mwongozo wa mtumiaji

Ingia

Mwongozo wa bodi

Utawala sehemu moja: idhini za mikopo mikubwa, maazimio, nyaraka, sera, mikutano, kamati na uchaguzi.

Kabla ya kuanza

Kwa wakurugenzi wa bodi na Mwenyekiti wa Bodi. Ukiingia unatua kwenye Portal ya Bodi.

  • Wakurugenzi wana uangalizi wa kuona tu wa Wanachama, Akiba, Mikopo, Hisa, Uhasibu na Ripoti kupitia kitufe cha "Staff Dashboard". Unaweza kuangalia, lakini huwezi kuingiza wala kubadilisha chochote hapo.
  • Kura au saini ni ya anayeipiga. Hakuna mtu — hata katibu — anayeweza kurekodi kura kwa mkurugenzi mwingine.
  • Wakurugenzi wengi pia ni wanachama wa SACCOS. Kitufe cha "Portal yangu ya mwanachama" kinakupeleka kwenye akiba na mikopo yako.
  • Baadhi ya vitu ni vya Mwenyekiti wa Bodi pekee (fomu za mgao wa mshahara na idhini ya mwisho ya kuondoka kwa wanachama).

Muhtasari

Dashibodi ya bodi

Kinachohitaji umakini wa bodi kwa mtazamo mmoja.

  1. Kadi nne zinaonyesha wakurugenzi hai, maazimio wazi yanayosubiri saini, mikopo inayosubiri bodi, na sera zilizoidhinishwa zinazotumika.

  2. "Board terms expiring" inaorodhesha wakurugenzi ambao muhula wao unaisha ndani ya siku 90.

  3. "Open resolutions", "Pending board approvals" na "Recent board papers" zinaunganisha moja kwa moja kwenye kurasa kamili — bofya "View all".

Dashibodi ya bodi. (Data ya mfano.)
Dashibodi ya bodi. (Data ya mfano.)

Maamuzi

Kuidhinisha mikopo mikubwa

Mikopo juu ya TZS 60,000,000 — au yoyote ambayo meneja anaipeleka — inasubiri bodi.

  1. Fungua "Loan Approvals". Sehemu ya kwanza "Large-loan Approvals" inaorodhesha maombi kwenye hatua ya bodi.

  2. Soma kila ombi: mkopaji, kiasi, madhumuni, wadhamini na maelezo ya afisa mikopo, meneja na kamati ya mikopo.

  3. Bofya "Board Approve" au "Board Reject". Kukataa kunahitaji sababu.

Kuidhinisha kunasogeza mkopo kuelekea utoaji. Huwezi kuidhinisha mkopo uliouomba au kuudhamini.
Loan Approvals — mikopo mikubwa, kuondoka na fomu za mgao kwa Mwenyekiti.
Loan Approvals — mikopo mikubwa, kuondoka na fomu za mgao kwa Mwenyekiti.

Mwenyekiti pekee: kuondoka na fomu za mgao wa mshahara

Foleni mbili zaidi kwenye ukurasa wa Approvals.

  1. "Member Exits — Chair Approval": maombi ya kuondoka yaliyoidhinishwa na meneja yanasubiri idhini yako ya mwisho. Kagua malipo ya mwisho, kisha idhinisha au kataa kwa sababu.

  2. "Salary allotment forms": fomu ya mwanachama inasubiri mapitio yako. Kuidhinisha kunaisaini kama "Reviewed by" na kuituma kwa barua pepe kwa ofisi ya HR ya mwanachama. Unaweza pia kuirudisha kwa sababu.

  3. Taarifa ya "fomu zinazosubiri idhini yako" pia inaonekana kwenye menyu.

Maazimio na kusaini

Rekodi maamuzi ya bodi na kura ya kila mkurugenzi.

  1. Fungua "Resolutions". Kila moja ina rejea (mfano RES-2026-001), kichwa, tarehe ya mkutano na hali (Proposed, Passed…).

  2. Kupendekeza bofya "New resolution", weka kichwa, maelezo na tarehe ya mkutano, kisha "Create resolution".

  3. Kupiga kura bofya "Sign off" kwenye azimio, chagua Approve, Reject au Abstain, kisha "Record decision". Jina lako na muda vinahifadhiwa.

Unaweza kusaini kwa ajili yako tu. Mfumo unakataa kura iliyowekwa kwa niaba ya mtu mwingine.
Maazimio.
Maazimio.

Kumbukumbu za utawala

Nyaraka za bodi

Nyaraka zinazowasilishwa kwa kila mkutano.

  1. Fungua "Board Papers": nyaraka zimepangwa kwa tarehe ya mkutano na kategoria yake (ripoti ya mwaka, muhtasari wa fedha…).

  2. Fungua waraka kwa "View document". Kuongeza, bofya "Register paper", weka kichwa, tarehe ya mkutano na kategoria, na uambatishe waraka.

Nyaraka za bodi.
Nyaraka za bodi.

Maktaba ya sera

Sera zenye matoleo ambazo lazima uzikubali.

  1. Fungua "Policy Library". Chuja kwa kategoria au hali; kila sera inaonyesha toleo, mmiliki na tarehe ya kuanza.

  2. Soma sera, kisha bofya "Acknowledge" kuthibitisha umeisoma. Ukubali unarekodiwa kwa kila mkurugenzi na kila toleo.

Maktaba ya sera.
Maktaba ya sera.

AGM na mikutano

Panga mikutano na utunze kumbukumbu.

  1. Fungua "AGM & Meetings" (Mikutano Mikuu) kuona kila mkutano: aina (AGM, EGM au SGM), tarehe, ukumbi na akidi.

  2. Kupanga bofya "New meeting", weka kichwa, tarehe, ukumbi na vipengele vya ajenda. "Send notice" inawaarifu wanachama; "View agenda" inaonyesha ajenda na hesabu ya kura (For, Against, Abstain).

  3. Mkutano ukiisha bofya "Conclude" kufunga kumbukumbu.

AGM na mikutano.
AGM na mikutano.

Kamati

Nani yupo kwenye kila kamati na majukumu yao.

  1. Fungua "Committees" kuona kila kamati pamoja na jukumu lake, akidi na wajumbe. "New committee" inatengeneza mpya.

  2. Tumia "Schedule meeting" kupanga mkutano wa kamati na ajenda yake. Kichupo cha "Decision register" kinaorodhesha maamuzi ambayo kila kamati imerekodi, pamoja na tarehe za mwisho.

Kamati.
Kamati.

Uchaguzi

Uteuzi na kupiga kura kwa nafasi za bodi.

  1. Fungua "Elections" kuona kila uchaguzi: nafasi, idadi ya viti, na vipindi vya uteuzi na kupiga kura.

  2. "New election" inaanzisha mmoja. Wakati wa uteuzi tumia "Nominate": weka namba ya mwanachama wa mgombea, jina na wasifu mfupi, kisha "Submit nomination".

  3. "Open voting" inaanza kura na "Declare results" inaifunga na kutangaza matokeo. Hakuna anayeweza kupiga kura kwa niaba ya mwingine.

Uchaguzi.
Uchaguzi.

Wajumbe wa bodi na vipindi

Rejista ya wakurugenzi na lini vipindi vyao vinaisha.

  1. Fungua "Board Members" kuona kila mkurugenzi, nafasi yake na tarehe za muhula. Dashibodi inaonya siku 90 kabla muhula haujaisha.

Wajumbe wa bodi.
Wajumbe wa bodi.

Uangalizi wa SACCOS

Angalia takwimu za SACCOS (kuona tu)

Akiba, mikopo, hisa, hesabu na ripoti — bila uwezo wa kuzibadilisha.

  1. Bofya "Staff Dashboard" juu. Menyu inabadilika kuwa ya wafanyakazi iliyopunguzwa kwa Dashibodi, Wanachama, Akiba, Mikopo, Hisa, Uhasibu na Ripoti. Alama "Read-only oversight" inakukumbusha huwezi kuhariri.

  2. Rudi kwenye Portal ya Bodi kwa kitufe cha "Board Portal".

Michango iliyo chini ya kiwango

Orodha ya mwisho wa mwezi ya wanachama waliolipa chini ya kiwango.

  1. Fungua "Contributions" kwenye menyu ya bodi: wanachama waliolipa chini ya akiba TZS 100,000 + hisa TZS 50,000 kwa kila kipindi cha malipo. Pia unapokea orodha hii kwa barua pepe kila mwisho wa mwezi.

Maswali ya kawaida

Kwa nini siwezi kubadilisha chochote kwenye eneo la wafanyakazi?

Wakurugenzi wana uangalizi, si uendeshaji. Mabadiliko yanafanywa na wafanyakazi; mfumo unalazimisha hili kwenye seva, si kwenye menyu pekee.

Katibu anataka kurekodi kura yangu.

Haiwezekani kwa muundo. Saini mwenyewe kwenye portal ili kumbukumbu zionyeshe wewe ndiye uliyeamua.

Mimi pia ni mwanachama — akaunti zangu ziko wapi?

Tumia kitufe cha "Portal yangu ya mwanachama" juu ya portal ya bodi.

Sioni fomu za mgao wala idhini za kuondoka.

Hizo ni za Mwenyekiti wa Bodi pekee.